Es una plataforma de gestión que registra las entradas y salidas de visitantes normalmente utilizado en empresas, edificios y plantas industriales, generalmente esta diseñado para ser operado por personal interno el cual puede ser un guardia de seguridad en una caseta o personal administrativo en una recepción dependiendo del caso de uso.
En un control de acceso se registran datos importantes como son el nombre de la persona, la empresa para la que trabaja o representa, la hora de entrada y salida, el motivo de la visita asi como tambien en algunos casos las tareas que va realizar en las instalaciones y la persona a la que va visitar o es su contacto.
Los sistemas de control de acceso sirven tanto para controlar las visitas programadas con anticipación, como tambien para permitir el acceso a visitas inesperadas que se reciben.
Implementar un sistema de control de acceso tiene gran importancia sobre todo en la parte de seguridad asi como de facilitar informes detallados de la presencia de las personas que visitan.
Algunas de las funcionalidades que realizan estos sistemas consisten en:
- Autorizar o denegar el acceso a los visitantes.
- Descargar reportes en PDF o Excel.
- Consultar el historial de visitas.
- Conocer que visitantes están dentro de las instalaciones.
- Saber que visitas están agendadas para los próximos días.
A diferencia de un método de gestión de visitas manual como el clásico libro de visitas ofrece una forma mas eficiente, rápida y segura de almacenar la información de las entradas y salidas en una instalación.
Un sistema de gestión de visitas permite rastrear de manera mas rápida y detallada a un visitante con la información recolectada, ademas de que puede ser una herramienta poderosa en caso de emergencias por ejemplo si en una instalación llegara a ocurrir un incendio podemos saber con exactitud que personas habían ingresado y es útil para garantizar que todos sean evacuados.
Existen una gran variedad de plataformas en el mercado para diferentes necesidades, desde una plataforma básica para llevar el registro en una pc, hasta plataformas conectadas a la nube que permiten mediante una interfaz web visualizar los reportes, hacer citas, etc.
La clave para implementar el mejor sistema de control de visitas es la elección de la tecnología a utilizar dado que mientras mas avanzado sea mas escalable pueda ser, por ejemplo no es lo mismo un sistema donde solo se lleva acabo un registro es una pc a un sistema donde se puede hacer la cita con anticipación mediante una plataforma web en donde te puedan aceptar o rechazar la visita y que al llegar ya aparezcan tus datos en el sistema, una de las partes mas importantes es la eleccion de un software con una buena interfaz.
Una interfaz puede ser una aplicación movil, un sitio web, una estacion de recepcionista, o un quiosco de autoservicio.
Incluso hoy en día se podrían generar códigos QR y que al llegar solo muestres tu código y automáticamente el sistema haga el registro de la entrada sin embargo con las nuevas tecnologías todo es posible solo imagínalo, créalo y impleméntalo, otro ejemplo de un caso de uso podría ser en un gimnasio en donde al mostrar la identificación ya sea código QR, huella o gafete se abre la puerta para permitirte el acceso y el sistema automáticamente registra la visita los sistemas no solo se limitan a su uso en empresas para registrar personas externas, tambien pueden ser utilizados en negocios donde pagas una membresía para tener acceso como el caso del gimnasio.
Para cada necesidad se debe buscar una solución eficiente.
Deja atrás el tradicional libro de visitas que es poco confiable únete a un proceso de registro seguro y eficiente, conoce en todo momento quien entro, quien salio y quien esta dentro, atiende a tus visitas de manera moderna, obtén reportes confiables y ahorra espacio físico, olvida el papeleo ayuda al medio ambiente al no utilizar papel y finalmente muestra una imagen innovadora y profesional.